How To Create Business Requirement Document

Sejatinya, business requirements document yang terancang dengan rapi adalah fondasi dari sebuah project management yang sukses.

Bila dapat diaplikasikan dengan baik, dokumen satu ini dijamin dapat menjadi pedoman proyek yang membuat semua karyawan memiliki pemahaman dan tujuan serupa.

Nah, kira-kira, apa sih yang dimaksud dengan business requirements document ? Seperti apa bentuk dan konten yang terkandung di dalamnya? Tenang, Glints sudah rangkum semuanya untukmu.

Yuk, disimak!

Baca Juga: Memahami Product Requirement Document dalam Desain Produk Beserta Isinya

Definisi Business Requirements Document

business requirements document

Business requirements document, disingkat BRD, adalah sebuah dokumen yang menjelaskan solusi bisnis untuk suatu proyek, seperti apa yang harus dilakukan perusahaan terhadap produk baru atau produk yang diperbarui.

Pengertian itu disadur dari Lucidchart .

Dokumen ini memaparkan kebutuhan dan harapan pengguna, tujuan di balik solusi yang diajukan, dan kendala apa pun yang dapat memengaruhi penerapan dari solusi.

Pada dasarnya, BRD bertindak sebagai pedoman bagi stakeholder untuk membuat keputusan terkait prioritas, desain, dan struktur kepemimpinan.

Hal itu penting untuk memastikan proyek tetap selaras dengan tujuan bisnis secara keseluruhan.

Dokumen ini juga digunakan sebagai kontrak dasar antara pelanggan dan vendor, di mana harapan dan target proyek tersebut akan diuraikan.

Umumnya, di dalam BRD, perusahaan akan menetapkan standar untuk menentukan kapan proyek telah mencapai target yang diharapkan.

Rancangan ini akan disusun oleh seorang business analyst atau manajer proyek yang memiliki pemahaman menyeluruh tentang proses membuat draf dokumen persyaratan bisnis.

Konten di Dalam Business Requirements Document

business requirements document

Sebagian besar bisnis akan mengikuti template untuk semua dokumentasi persyaratan proyek mereka. Hal ini berguna untuk menjaga standar dokumentasi di seluruh bagian organisasi.

Strukturnya mungkin akan berbeda sesuai dengan kebutuhan proyek. Akan tetapi, BRD dasar akan mencakup bagian dan komponen seperti berikut ini.

1. Ulasan proyek

Hal pertama yang perlu dicantumkan dalam business requirements document adalah ulasan tentang seluruh proyek.

Penyusun dokumen perlu meringkas garis besar persyaratan proyek. Waktu terbaik untuk merumuskan pernyataan ringkasan ini adalah setelah BRD ditulis secara lengkap.

2. Pernyataan kebutuhan

Berikutnya, melansir Reqtest , penyusun perlu memuat pernyataan mengenai kebutuhan logistik dan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan proyek.

Pernyataan ini harus disertakan dengan kalkulasi serta fakta pendukung agar kebutuhan dapat disetujui oleh stakeholder .

Baca Juga: Earned Value Management, Sistem Evaluasi Kinerja dalam Sebuah Manajemen Proyek

3. Laporan keuangan

Fokus business requirements document adalah untuk menyediakan solusi terbaik bagi bisnis.

Dengan begitu, perusahaan harus mencantumkan laporan keuangan mereka.

Hal itu membuat pelaksana proyek dapat memperkirakan dampak proyek pada neraca dan pendapatan perusahaan selama periode waktu tertentu.

Bagian ini juga berfungsi sebagai pedoman untuk mencegah kerugian yang berarti.

4. Jadwal, timeline, dan tenggat waktu

Setiap fase proyek perlu dibahas secara rinci di bagian satu ini. Fungsinya juga sederhana, yaitu untuk membantu perusahaan melihat kinerja proyek sesuai lini waktu yang ditetapkan.

Pemaparan yang menyeluruh mengenai jadwal, timeline, dan tenggat waktu juga dapat membantu perusahaan untuk memastikan bahwa semua pemangku kepentingan menyadari apa yang dibutuhkan pada setiap fase proyek.

5. Perkiraan biaya dan keuntungan

Selanjutnya, business requirements document perlu menjelaskan perkiraan biaya dan keuntungan yang akan diraih proyek.

Bagian ini perlu diisi dengan daftar rinci dari semua biaya yang terlibat dalam proyek bersama dengan analisis terhadap biaya dan keuntungan.

Perhitungan mengenai penghematan biaya dari proyek juga perlu dicantumkan di bagian ini.

Mengapa BRD Penting?

business requirements document

Menurut I Six Sigma , setiap manajemen proyek memerlukan business requirements document .

Mengapa demikian? Sebab, dokumen tersebut adalah penjelasan untuk semua target proyek, di mana dijelaskan solusi apa yang paling efektif untuk setiap fungsi proses proyek.

Fungsi proses akan memberikan critical to quality (CTQ). CTQ memberikan voice of customer (VOC), dan BRD menjelaskan seperti apa manfaat yang bisa dipetik dari kedua hal tersebut melalui perspektif bisnis.

BRD juga berfungsi untuk membedakan antara solusi bisnis dan solusi teknis proyek.

Lebih jelasnya, berikut adalah manfaat yang ditawarkan oleh business requirements document .

untuk mendapatkan kesepakatan dengan stakeholder
sebagai landasan untuk mengkomunikasikan kepada perusahaan mengenai solusi yang perlu dilakukan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, bisnis, dan proyek
untuk memberikan solusi terbaik pada setiap tahap proyek
untuk menggambarkan bagaimana kebutuhan pelanggan dan bisnis akan dipenuhi oleh solusi yang diajukan

Baca Juga: Ingin Atur Proyek Bebas Hambatan? Rencanakan Critical Path Method Sebelum Memulai

Itu dia serba-serbi business requirements document yang telah Glints rangkum untukmu.

Singkatnya, BRD merupakan dokumen yang wajib dirancang perusahaan setiap mereka akan menjalankan proyek.

Bila dirancang dengan baik, dokumen satu ini mampu menjadi pedoman agar proyek dapat berjalan dengan lancar dan terhindar dari risiko merugikan.

Untuk berita lainnya seputar bisnis dan proyek, kamu bisa temukan dengan berlangganan newsletter blog Glints.

Setelah berlangganan, informasi dan tips mengenai career development dan business akan langsung dikirim ke inbox email mu.

Jadi, tunggu apa lagi? Daftarkan akunmu di Glints sekarang, yuk!

Top tips for writing the perfect business requirements document
Business Requirements Document (BRD) – Understanding the basics
Writing a Winning Six Sigma Project Business Requirements Document